Un gran numero di imprese ha la necessità di stilare il calendario delle trasferte di lavoro da compiere nel corso dell’anno. Si tratta di viaggi fondamentali, organizzati ad esempio per incontrare rappresentanti di altre
sedi, stringere accordi commerciali o presenziare a convegni e altri tipi di eventi.
Un aspetto che non va sottovalutato, tuttavia, riguarda l’organizzazione nei minimi dettagli di queste trasferte. Il reparto amministrativo di un’azienda, infatti, ha il compito di pianificare le spese di viaggio in modo intelligente, così da evitare sprechi e indicare ai propri dipendenti in trasferta quale condotta tenere e l’eventuale budget plan.
Questo perché, durante i viaggi lavorativi, le uscite sono generalmente tutte a carico dell’azienda. L’iter tradizionale obbliga collaboratori, manager o impiegati a presentare al reparto amministrativo le ricevute e altri tipi di documentazioni necessarie a testimoniare la legittimità delle spese che sono state fatte, per avviare l’iter di rimborso.
La questione si complica, tuttavia, quando l’azienda decida di impiegare veicoli della propria flotta per effettuare gli spostamenti. In questo caso, infatti, sarebbe opportuno assicurarsi che il tragitto venga compiuto senza errori, percorrendo il minor chilometraggio possibile, e che non si opti per soste di svago.
I costi di una trasferta aziendale
Principalmente, le spese di viaggio per le trasferte lavorative possono essere ricondotte in tre categorie principali: alloggio, pasti e trasporti.
L’alloggio, generalmente, viene stabilito dall’amministrazione. Per diminuire il peso di questa voce sul bilancio, spesso le aziende si affidano a hotel che, grazie a delle convenzioni particolari, mettono a disposizione prezzi agevolati.
Per quanto riguarda, invece, i pasti, c’è maggiore flessibilità: infatti, anche in questo caso può essere l’azienda a indicare i punti di ristoro dove mangiare, ma la decisione può anche spettare al dipendente. A prescindere dalla soluzione stabilita, sarà sempre necessario per il collaboratore presentare tutta la documentazione necessaria a testimoniare l’entità delle spese effettuate per aver diritto al rimborso.
Infine, c’è da considerare il trasporto. L’entità delle spese, in questo caso, è strettamente correlata al tipo di mezzo per cui si deciderà di optare. Nel caso in cui si dovesse prediligere lo spostamento in treno o in aereo, bisognerà tenere conto anche del fatto che il dipendente non sarà munito di mezzo proprio una volta giunto a destinazione. Andranno dunque anche
calcolati costi relativi al noleggio di un’auto o di spostamenti in taxi.
Per questa ragione, risulta per molte aziende più pratico e conveniente impiegare le proprie auto aziendali per gli spostamenti e affrontare solo le spese legate al consumo di carburante.
Il tutto a patto che si riescano a monitorare i mezzi in tempo reale, per evitare che il dipendente compia scelte sbagliate o scorrette per l’azienda durante il tragitto. Una soluzione, a questo proposito è fornita dall’installazione sui veicoli di localizzatori gps di ultima generazione.
Come ridurre le spese dei trasporti
Tra i migliori GPS tracker attualmente presenti sul mercato è possibile trovare le proposte di runic.io, realtà che con le sue soluzioni innovative permette alle imprese di supervisionare costantemente gli spostamenti dei veicoli, in modo da controllare al meglio gli itinerari.
Così facendo, si avranno sicuramente molti miglioramenti sotto diversi punti di vista:
maggiore produttività e sicurezza, dato che sarà sempre possibile per chi monitora la situazione contattare da remoto chi è a bordo dei veicoli per offrirgli assistenza; inoltre, riducendo gli imprevisti si avranno anche delle riduzioni sui costi.
I dispositivi Runic.io, in ogni caso, sono completamente automatizzati: quindi, anche in assenza di un supervisore, essi tengono sotto controllo i veicoli 24 ore al giorno e notificano automaticamente le anomalie nel momento stesso in cui queste vengono rilevate. Grazie a questi dispositivi, Runic.io è diventata una dei leader del settore, con numerosissime aziende
scelgono di affidarsi ai suoi servizi. ( Publiredazionale)
